BKN Siapkan ‘Lemari Digital’ Gratis untuk Melindungi Dokumen Seluruh ASN

BKN Siapkan ‘Lemari Digital’ Gratis untuk Melindungi Dokumen Seluruh ASN

Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah meluncurkan inisiatif "Lemari Digital" gratis melalui Document Management System (DMS) untuk melindungi dokumen seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN).

Latar Belakang Kebijakan

Kebijakan ini diresmikan melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, yang mengakhiri pengelolaan arsip ASN secara konvensional dan mewajibkan pengelolaan digital sepenuhnya. Kepala BKN Prof. Zudan Arif Fakrulloh menyatakan ini sebagai langkah strategis transformasi digital birokrasi nasional, di mana BKN hanya menerima arsip digital mulai 18 Desember 2025. Arsip fisik harus dialihmediakan dan diunggah ke DMS terlebih dahulu.

Fitur Utama DMS

DMS berfungsi sebagai "Lemari Digital" yang menyimpan arsip secara elektronik, mencakup siklus hidup lengkap dari penciptaan hingga penyusutan. Sistem ini dilengkapi pengamanan berlapis seperti multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time, melindungi dari risiko kehilangan akibat bencana atau kelalaian. Arsip otomatis dari SIASN tersimpan langsung, sementara dokumen seperti ijazah atau sertifikat diunggah manual via DMS atau aplikasi MyASN.

Jenis Arsip yang Dicakup

Arsip Utama: Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat.

Arsip Kondisional: Riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara.

Arsip "Punah" masuk masa inaktif 1 tahun sebelum berubah status menjadi "Musnah" atau "Statis", tanpa penghapusan permanen.

Manfaat dan Implementasi

Layanan gratis ini memastikan arsip terintegrasi nasional, mudah diakses kapan saja, dan mendukung layanan manajemen ASN yang efisien. BKN akan membina, awasi, dan beri penghargaan kepada instansi berprestasi melalui Direktorat Arsip Kepegawaian ASN dan Kantor Regional BKN. Inisiatif ini memperkuat perlindungan aset negara serta transparansi pengambilan keputusan.

Next Post Previous Post